Công việc mới, ngày thứ 2 với nhiều điều để học hỏi

Ngày thứ 2 lại … dậy sớm, có lẽ vì áp lực từ ngày 1 nên không ngủ được nhiều.

Sáng hôm đó vẫn còn cảm giác lo lắng, bồn chồn, và lại cảm thấy khó thở, dạo này … tâm lý yếu quá.
Chắc do lâu rồi không ra tiếp xúc với thế giới loài người vì ở trong nhà tránh dịch hơi lâu rồi

Hôm nay sẽ có lịch gặp gỡ các đồng bọn bên kia địa cầu.
Sợ quá mở mail ra check … cho đỡ sợ

1. Sự chuyên nghiệp từ nội dung email

Bản thân mình cho rằng việc viết / gửi mail cho người khác, hoặc đọc mail được gửi từ người khác cũng ít nhiều thể hiện được thái độ tôn trọng, sự chuyên nghiệp mình đối với họ và ngược lại.

Việc này thể hiện kỹ năng “trình bày văn bản” và “thái độ” nhất định của mình với đối phương, kiểu nếu không “nể nang”, “quan tâm” lắm thì “sao cũng được”.
Mình thì không thích dạng người “sao cũng được”, nên là rất dị ứng khi đọc những email mắc những lỗi như sau:

• Viết sai nhiều lỗi chính tả (1, 2 chỗ thì OK … nhưng nhiều hơn 2 thì này chỉ có chắc chắn là ẩu)
• Font chữ lung tung, lúc to lúc nhỏ không theo 1 qui tắc gì
• Format không rõ ràng, sai tên người nhận

Lon ton bật máy từ sớm 8h, login vào check mail của Comestri xem, hú hồn … ! Đâu đó khoảng chục cái mail “Unread” à … mới ngày đầu thôi mà !? Coi xem có gì nào.

Xem sơ qua 1 lượt tất cả các mail thì thấy mấy điều sau

• Tất cả email đến từ nhiều bộ phận khác nhau (IT/HR …) đều có kèm câu “Welcome onboard, Dang !!!”.
  À há, cái này … hay nha !! Nó mang lại cho mình cảm giác “dễ chịu” khi đọc tiếp nội dung mail phía dưới dù ngắn hay dài.
  
• 1 email chào mừng tất cả thành viên mới gia nhập Comestri từ HR, trong đó có thông tin sơ lược của TẤT CẢ NHỮNG THÀNH VIÊN MỚI và chia sẻ 7 điều thú vị của mỗi người, hôm đó có khoảng 7 người mới join từ team VN và bên UK.
  Oh … lại hay nha !! Việc này sẽ giúp cho mọi người khi giới thiệu bản thân ở môi trường mới sẽ không bỡ ngỡ và “thiếu muối”, vì ai cũng đã chuẩn bị “7 điều thú vị về bản thân” trước rồi !
  1 điểm cộng về cách “Welcome onboard” cho thành viên mới, ghi nhận + học hỏi !
  
• 1 email chứa tất cả accounts, dịch vụ sẽ sử dụng trong quá trình làm việc, ngoài ra còn có các yêu cầu về security bắt buộc phải được thiết lập trên máy của mình được gởi từ IT.
  Nội dung khá dài vì công ty sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau, nhưng khá bất ngờ là format mail sạch sẽ, dễ đọc, dễ follow, các dịch vụ có giải thích rõ ràng là làm gì, vì sao, và nên sử dụng thế nào.
  Mail gửi từ Bộ phận IT mà sao trình bày sạch đẹp vậy, bất ngờ với kỹ năng viết mail quá.
  
• 1 email về các khóa training / sessions BẮT BUỘC phải tham gia được gửi từ HR, lúc đầu đọc mail cũng hơi … quải, vì trong mail có ghi deadline là cuối tuần này phải finish xong các khoá training BẮT BUỘC holy shit !!! … nhưng lúc sau xem qua các khoá training thì sẽ hiểu vì sao phải bắt buộc hoàn thành trong tuần đầu
  
• 1 email đến từ bộ phận DEV chứa các thông tin về nơi để source code, tài liệu kỹ thuật, quản lý task như nào … nothing to say
  
• 1 email đến từ bộ phận Customer service, chứa thông tin về Partner Portal + Knowledge Portal.
  Wait, what !? Có cả Knowledge Portal + Partner Portal sao ?
  Mở link trong mail đến website Portal dạo dạo thử thì … ôi má ơi có thật, mà còn đồ sộ, nhiều thông tin, hình ảnh, video về product nữa
  Điều này chứng tỏ công ty có mindset làm product rõ ràng, đầu tư vào bộ phận làm docs, viết tài liệu hẳn hoi, không phải kiểu làm xong nói miệng truyền lại.
  Lại thêm 1 điểm ấn tượng nữa rồi
• Tất cả các email đều có chung 1 format, sử dụng chung 1 font chữ, 1 size cho title, và 1 size cho body, tất cả đều có chữ ký email, thông tin liên lạc của người gửi, vị trí làm việc.
• 1 email “hướng dẫn + yêu cầu” toàn bộ nhân viên phải cập nhật chữ ký trong email của từng người theo 1 format chung của công ty , tiếp đó là “mong muốn” nhân viên hãy update Linkend profile của mỗi người và thêm vào vị trí làm việc hiện tại ở Comestri.
  Việc này mình đánh giá là 1 điểm hay, vì chắc ai cũng biết Linkend là mạng xã hội Business + Doanh nghiệp, đây là 1 cách quảng cáo free cho hình ảnh doanh nghiệp trên mạng xã hội này bằng chính nhân viên của mình.
  Đây cũng là 1 điều ngày trước mình mong muốn làm nhưng không được hưởng ứng vì nhiều người nghĩ đây là MXH của HR, chứ không phải doanh nghiệp … LOL !!!

Ui sơ sơ 7 cái mail với rất nhiều info phải “nuốt” từ từ, nhưng thấy vui vui trong lòng vì mấy điều ấn tượng trên, cảm thấy đây có lẽ là môi trường tốt để tôi luyện tính “chuyên nghiệp”, bớt “cà rỡn” của bản thân

2. Các khoá training bắt buộc đối với toàn bộ nhân viên

Ngày trước ở công ty cũ, lúc còn là “nhân viên bất thường, không phải dạng vừa đâu” , bản thân mình và các anh chị em, các sếp cũng mong muốn xây dựng 1 lộ trình training các kiến thức cần thiết, cho người mới gia nhập vào công ty. Nhưng điều này thực sự khó, không dễ đối với tất cả mọi người, tất cả mọi người đều đã dành nhiều thời gian và tâm huyết vào việc này nhưng kết quả vẫn chưa được như sự mong đợi.

Chắc vì đã có kinh nghiệm “đau lưng / mỏi mắt” như vậy, nên bây giờ khi được tham gia vào các khoá training bắt buộc, mình nhận ra “ước gì biết sớm hơn”, đỡ vất vả ngồi soạn chương trình, đau đầu làm đánh giá kết quả, cải thiện … vân vân và mây mây.

Điểm khác biệt đầu tiên mình nhận thấy là họ sử dụng dịch vụ để tạo các khoá training online, tên dịch vụ là go1, không phải chạy bằng cơm như anh em mình ngày trước

Điểm thứ 2 là tất cả nhân viên mới đều phải tham gia các buổi session bắt buộc, và khi có update nội dung gì đó thì TOÀN BỘ NHÂN VIÊN được yêu cầu phải update. Đây là điểm thiếu sót mình nhận ra khi nhìn lại cách làm của mình, ngày xưa chỉ chú trọng vào các bạn mới mà thiếu các khoá training + cập nhật cho người cũ

Các session training đã được chọn lọc, hình như vậy vì đăng nhập vào thấy có logo của công ty, chắc HR phải xem qua trước rồi chọn ra chứ không thể tất cả đều OK phát 1 được.

Các chủ đề bao gồm:

• Qui tắc ứng xử, tôn trọng đồng nghiệp và mọi người xung quanh
• Không phân biệt chủng tộc, giới tính
• Quấy rối tình dục, cách nhận biết và phòng tránh
• Tôn trọng sự khác biệt, nhận biết điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân
• Ý thức về bảo mật dữ liệu của bản thân, công ty và khách hàng
• Các tiêu chuẩn / qui tắc / qui định sử dụng dữ liệu của các công ty, tổ chức theo luật QUỐC TẾ, hướng dẫn các việc nên làm khi nghi ngờ bị rò rỉ thông tin
• Các cách hữu dụng để bản thân mỗi người bảo vệ thông tin cá nhân, thông tin mật của công ty và khách hàng, đây là 1 kiến thức hay mà mình nhận thấy không chỉ dân IT, mà kể cả các bạn non-IT cũng có thể học và làm theo

Đó là toàn bộ các khoá học BẮT BUỘC với tất cả mọi nhân viên, phải hoàn thành (bằng cách này hay cách khác … yên tâm là không thể nào skip được đâu , làm test sau mỗi session, phải pass và báo cáo lại “đã hoàn thành” cho bộ phận HR, tất nhiên là sẽ có kiểm tra và chứng nhận, và khi hoàn thành thì coi như đã biết luật, làm sai hoặc vi phạm thì chịu trách nhiệm, miễn lý do

Rất … ấn tượng, phải chi mà biết sớm thì hồi xưa làm vậy, so với việc ăn cơm + bỏ công sức, thuê trainer các thứ thì mình thấy cách làm này hiệu quả và tiết kiệm hơn hẳn !

3. Tin nhắn ”Welcome onboard !!!” từ rất nhiều đồng nghiệp mới

Sau khi login vào Teams thấy tin nhắn trên kênh General, HR giới thiệu các thành viên mới gia nhập hôm nay, thì nhận được 1 loạt các tin nhắn từ các bạn đồng nghiệp khắp nơi: “Welcome onboard, Dang !”, tất nhiên phải tỏ ra ngây thơ con nai tơ chào hỏi lại các bạn đồng nghiệp chứ, lúc này thì cảm thấy đỡ áp lực, nhẹ nhõm 1 chút vì sự thân thiện của mọi người. Ahjhj

4. MTG ngắn, nhanh, thông tin đầy đủ và ngồi nghe … không chán

Kiểm tra calendar thì thấy ngày đầu tiên, có nhiều MTG sẽ diễn ra với mật độ hơi dày, MTG này nối tiếp MTG khác. Khi tham gia vào MTG thì đều bật cam 100%, mọi người đều chào hỏi nhau và nở nụ cười, các thành viên cũ thì chọc ghẹo nhau 1 chút, lại thấy nhẹ nhõm hơn rồi

• Đầu tiên sẽ là giới thiệu từ công ty đến từ 2 bác Co-founder với sự tham gia của HR Manager, buổi này 30 phút.
  • Bị “khớp” với khả năng thuyết trình, giới thiệu công ty của 2 ông bác co-founder : cuốn hút, đầy đủ thông tin từ lịch sử thành lập, động lực để tiếp tục, các core values, các khó khăn đã trải qua để đạt được sự phát triển như hiện tại, kế hoạch tương lai của công ty
  • Khớp lần 2 với khả năng “technical” của 2 ông bác này khi giới thiệu về product của công ty, vì xưa giờ mình cứ cho rằng co-founder thường không nắm vững chi tiết kỹ thuật của sản phẩm … mà thuần về kinh doanh, tìm kiếm khách hàng nhiều hơn, nhưng có vẻ như không đúng trong trường hợp này, cả 2 người đều hiểu rõ sản phẩm làm gì, mục đích và cách vận hành như thế nào, phát triển như thế nào và đội nhóm làm việc là ai … quá ấn tượng
  • Ở giữa session, sau mỗi phần trình bày, khi các bác hỏi có ai có câu hỏi nào không ? Vâng … 100% là không rồi =)))))))))
    Thường thì sẽ là như thế ở các MTG khác mình từng tham gia, nhưng không phải ở đây =))))
    Khi mà không ai lên tiếng thì HR Manager ngồi đây rất biết cách điều chỉnh, giữ không khí, luôn là người đặt ra những câu hỏi dành cho 2 ông bác, luôn tươi cười, giúp cho không khí buổi MTG không bị trùng xuống … lại khớp với HR nữa rồi
• Tiếp theo là bộ phận HR, giới thiệu sơ đồ cấu trúc công ty, buổi này cũng 30 phút
  • Trong buổi này, có 1 qui tắc quan trọng mà phía HR mong muôn mọi người nên thực hiện: đó là khi MTG, hoặc làm việc nhóm với nhau “hãy nên” bật camera, điều này là không bắt buộc nhưng khuyến khích tất cả mọi người “nên” làm vậy.
    Đây cũng là 1 điểm mà mình cũng mong muốn thực hiện ở công ty cũ nhưng có lẽ không thuyết phục được mọi người cùng hưởng ứng … buồn 5 phút … Bản thân đồng ý với điểm này, và ngày xưa chỉ đơn giản cho rằng nó là việc “nên làm”, vì sao ?
    • Vì nó sẽ giúp chúng ta cảm thấy gần nhau hơn, nhìn thấy nhau, cười đùa vui vẻ, và biết rằng mọi người vẫn khoẻ sẽ giúp tinh thần thoải mái hơn
    • Tránh việc người nói có cảm giác đang nói 1 mình với cái máy … Am I talking with a machine?
    • Vì dịch COVID đã ngăn cách chúng ta không thể làm việc trực tiếp với nhau, gây ra rất nhiều khó khăn trong việc giao tiếp và giữ vững tinh thần làm việc của mọi người
• Tiếp theo nữa là giới thiệu từ bộ phận phát triển product và customer services từ CTO, CPO … và lại có sự tham gia của HR Manager, vẫn là 30 phút. Đến đây thắc mắc là sao buổi nào HR cũng tham gia hết vậy !!?
  • Vẫn là khả năng thuyết trình ấn tượng đến từ đội CTO + CPO …
  • Vẫn là câu hỏi quen thuộc: Có ai có câu hỏi gì không giữa các phần trình bày, và tất nhiên lại là những câu hỏi đến từ vị trí dẫn dắt không khí MTG, HR manager
  • CTO có chia sẻ nếu các bạn cần người nói chuyện nãy tìm tôi, vì tôi rất thích nói, thật ra tôi là CTO = Chef Talking Officer, nên yên tâm đừng ngại. Cha này chắc cũng tửng cỡ mình chứ không đùa, dồng dâm đây rồi !
  • HR đặt 1 số câu hỏi liên quan đến kỹ thuật phát triển và định hướng phát triển của product … WAIT, WHAT !? Nghe có vẻ như HR cũng biết “kỹ thuật”, OMG có cảm giác cả công ty ai cũng hiểu “kỹ thuật” và sản phẩm của họ.

5. 100 con người tham gia MTG buổi MTG toàn công ty, 100% camera ON

Buổi chiều hôm đó là cũng là ngày công ty tổ chức cuộc họp báo cáo quý, tất cả mọi nhân viên trên khắp thế giới đều được yêu cầu phải tham gia, dù là sáng sớm hay nửa đêm.

• Tổng sỉ số đâu đó khoảng 100 người, từ khắp nơi như Hồng Kông, Philippine, Việt Nam, Úc, UK … tất cả mọi người đều join Zoom và đều ON cam 100%

• Tất cả mọi người đều chào hỏi nhau khi join vào phòng chat, đều welcome những người mới từ team Việt Nam. Không khí rất vui vẻ, không có gì là cảm giác căng thẳng cho 1 buổi MTG quan trọng
• Sau đó vẫn là những phần trình bày ấn tượng đến từ những Leader ở các bộ phận khác nhau như: Sale, Develop, Testing, Customer Service, Design.
• Rồi là phần giới thiệu team VN đến toàn bộ nhân viên, rồi có cả khen thưởng MVP, Heroes team, công bố người thắng cuộc trong các cuộc thi nội bộ như nướng bánh, vẽ tranh

• Buổi MTG diễn ra 1h30, nhưng không khí lúc nào cũng vui vẻ vì có cảm giác tất cả mọi bộ phận đều đang nhìn về 1 hướng, cùng nhau phát triển 1 sản phẩm để nó tốt hơn hàng ngày … và đặc biệt là ON cam 100%, được nhìn thấy mọi người cùng cười giỡn, vui vẻ làm việc và tham gia MTG.

Cảm giấc thật … tốt

Kết lại ngày 2

Tự nhiên lại nhớ lại đoạn nói chuyện với bác Hatada, bác là 1 người anh / khách hàng thân thiết khi còn ở công ty cũ:

• Hatada: “Đăng, bạn có biết nơi nào trên thế giới là khó sống và làm việc nhất không ? Để tôi nói nhé: Mỹ”
• Tôi: “Hmmm… ?? Sao Mỹ lại là nơi khó sống và làm việc? Không phải nó là thiên đường cho mọi người à ?”
• Hatada: “Câu trả lời là tự do và đa sắc tộc, vì tự do nên mọi người muốn làm gì làm, và đôi lúc không nghĩ đến hành động của mình có đang ảnh hưởng đến người khác hay không, vì đa sắc tộc nên nhiều việc mình cho là OK, nhưng lại không OK với người khác. Rất khó để ứng xử với mọi việc ở Mỹ, rất khó … vì thế chúng ta luôn phải cẩn trọng trong mọi hành vi / lời nói của mình.”
• Tôi: “Oh … ra là vậy, tôi hiểu rồi. Cảm ơn vì kinh nghiệm tuyệt vời này !”

Ở môi trường mới này, mình sẽ gặp gỡ và làm việc với rất nhiều đồng nghiệp từ khắp nơi trên thế giới với quốc tịch, sắc tộc, văn hóa khác nhau, nhận ra rằng lời khuyên của bác Hatada là rất hữu ích.

Tổng kết lại các điều ấn tượng với Comestri là gì ?

• Kỹ năng thuyết trình của tất cả leaders, từ Co-founder, CTO, CPO, HR Manager, Leader đều rất trôi chảy, cuốn hút, không bị … chán khi ngồi nghe. Hi vọng 1 ngày nào đó sẽ đạt được kỹ năng thuyết trình như họ.
• Có cảm giác cả công ty ai cũng biết kỹ thuật và hiểu rõ product của công ty, mọi bộ phận đều đang cùng nhìn về 1 hướng để cùng nhau phát triển công ty
• Mindset về làm product tốt, rõ ràng, bằng chứng là mọi thứ về product đều được document lại rất kỹ lưỡng, xây dựng cả Knowledge Portal, Partner portal với đầy đủ documents, video, technical docs
• HR luôn đồng hành cùng người mới, luôn luôn nở nụ cười khi giao tiếp đặt câu hỏi, dẫn dắt không khí MTG, giúp tạo được sự kết nối giữa người mới và người cũ
• Tất cả nhân viên mới đều phải tham gia các khóa training bắt buộc về Security, Customer Data … sau training phải làm test, pass thì mới được tính là đã biết + finish trong tuần đầu tiên, ít nhiều chứng tỏ họ rất quan trọng vấn đề bảo mật dữ liệu
• Khóa training về product cho tất cả các thành viên mới, kéo dài trong 2 tuần (hôm nay mình vừa finish training) là rất chi tiết, dễ follow, đầy đủ và cực kỳ helpful. Đã vậy trainer còn đẹp trai và dễ thương vãi nồi nữa, mình đã vote 5 sao cho bạn Trainer =)))
• Tất cả nhân viên, dù mới hay cũ, khi có cập nhật mới về security, đều nhận được mail từ bộ phận IT và bắt buộc yêu cầu update software, cài đặt các thiết lập setting được yêu cầu, và khi có các khóa training về security mới, bắt buộc phải tham gia và finish, nhân viên được yêu cầu tham gia training và update kiến thức liên tục
• Trong tất cả MTG, khi video call, mọi người đều tự giác ON camera, cười giỡn 1 chút để mang lại cảm giác gần gũi và vui vẻ, bớt căng thẳng

Hiện tại mình chỉ mới trải qua 3 tuần, có thể coi là êm đẹp. Chưa biết tương lai như thế nào, nhưng đến giờ cũng xem như đã học hỏi được nhiều thứ từ mọi người.

Nếu có gì hay thì sẽ lại viết tiếp, chia sẻ tiếp. Đến đây thì quá dài .. quá nguy hiểm rồi =))))

Thanks for reading.